Meus funcionários usam inteligência artificial no trabalho. Isso é seguro?

Se seus funcionários utilizam ChatGPT, Gemini ou outras inteligências artificiais para realizar tarefas da empresa, você precisa entender quais informações estão sendo compartilhadas, quais são os riscos e como estabelecer regras para utilizar essa tecnologia com segurança.

Recentemente, durante um almoço do Fórum Empresarial, em Sergipe, ouvi uma pergunta que considero uma das mais importantes para os empresários neste momento.

Um dos participantes demonstrou preocupação com funcionários que utilizam suas próprias ferramentas de inteligência artificial para realizar atividades profissionais.

A dúvida era simples: isso é seguro para a empresa?

Minha resposta é que pode ser seguro, desde que existam critérios, ferramentas adequadas e orientações claras. O problema começa quando a empresa não sabe quais ferramentas estão sendo utilizadas, quais informações estão sendo compartilhadas e o que está sendo feito com esses dados.

E existe algo que considero ainda mais preocupante: muitas empresas sequer sabem que isso está acontecendo.

A inteligência artificial já entrou na sua empresa, mesmo que você não tenha autorizado

Imagine a seguinte situação.

Um funcionário precisa preparar uma proposta comercial. Para ganhar tempo, abre sua conta pessoal do ChatGPT, copia informações de um cliente, inclui valores, condições comerciais e solicita que a inteligência artificial organize o documento.

Em poucos segundos, recebe uma proposta bem escrita e pronta para revisão.

Do ponto de vista da produtividade, parece excelente.

Mas precisamos fazer algumas perguntas.

A empresa autorizou o compartilhamento dessas informações? O funcionário sabe como os dados são tratados pela ferramenta? Existem informações confidenciais naquele documento? A conta utilizada possui configurações adequadas de privacidade e segurança?

Talvez ninguém tenha pensado nisso.

É justamente aqui que mora o risco.

O problema não é simplesmente utilizar inteligência artificial. É utilizar ferramentas externas sem avaliar quais informações estão saindo do ambiente da empresa.

O que é Shadow AI e por que o empresário precisa conhecer esse termo?

Na área de tecnologia, utilizamos a expressão Shadow AI para descrever o uso de ferramentas de inteligência artificial por funcionários sem conhecimento, aprovação ou supervisão adequada da empresa.

O nome pode parecer complicado, mas a situação é bastante comum.

É o funcionário que utiliza uma conta pessoal para analisar uma planilha da empresa.

É o colaborador que envia um contrato para uma IA resumir.

É o profissional que copia dados de clientes para produzir um relatório.

Muitas vezes, essas pessoas não estão tentando fazer algo errado. Pelo contrário, estão procurando maneiras de trabalhar melhor e entregar resultados mais rapidamente.

Entretanto, a boa intenção não elimina os riscos.

Uma empresa pode estar compartilhando informações estratégicas com serviços externos sem perceber.

E isso merece atenção.

Quais são os riscos de utilizar inteligência artificial sem controle?

Costumo destacar quatro pontos que considero essenciais.

1. Exposição de informações confidenciais

Contratos, propostas comerciais, estratégias, dados financeiros e documentos internos podem conter informações que não deveriam ser compartilhadas com serviços externos sem autorização.

Dependendo da ferramenta, do tipo de conta e das configurações contratadas, essas informações podem ser armazenadas, processadas por fornecedores ou utilizadas conforme as condições do serviço.

Não significa que toda inteligência artificial utiliza os dados enviados para treinamento. As políticas variam entre fornecedores, produtos e planos.

Por isso, precisamos conhecer as condições antes de utilizar essas ferramentas profissionalmente.

2. Compartilhamento inadequado de dados pessoais

Nomes, documentos, telefones, endereços, informações financeiras e outros dados relacionados a pessoas exigem cuidados específicos.

No Brasil, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais, a LGPD, estabelece regras para o tratamento dessas informações.

Se um funcionário compartilha dados pessoais de clientes com uma ferramenta externa, a empresa precisa avaliar a finalidade, a necessidade, a base legal, a segurança e as demais condições desse tratamento.

A responsabilidade da organização não desaparece porque foi um funcionário quem utilizou a ferramenta.

3. Informações incorretas utilizadas em processos internos

Além da privacidade, existe o risco de utilizar respostas erradas.

Uma IA pode interpretar incorretamente uma planilha, apresentar cálculos equivocados ou produzir orientações inadequadas.

Se ninguém conferir, esses erros podem chegar aos clientes ou influenciar decisões importantes.

4. Falta de controle sobre as ferramentas utilizadas

Quando cada funcionário utiliza uma ferramenta diferente, com contas pessoais e critérios próprios, a empresa perde visibilidade sobre o uso da tecnologia.

Isso dificulta estabelecer padrões, administrar acessos, acompanhar incidentes e proteger informações.

Devo proibir meus funcionários de utilizar inteligência artificial?

Essa é uma pergunta que merece reflexão.

Na minha visão, simplesmente proibir o uso da inteligência artificial não resolve o problema de gestão.

Uma proibição pode ser necessária para determinadas ferramentas, informações ou atividades de maior risco. Mas uma regra genérica, sem orientação e sem alternativas adequadas, pode estimular o uso escondido.

Prefiro trabalhar com outra abordagem: estabelecer limites, orientar as pessoas e disponibilizar ferramentas aprovadas.

O empresário precisa entender que a inteligência artificial pode representar um ganho importante de produtividade.

Entretanto, assim como aconteceu com o uso da internet, do e-mail e dos sistemas em nuvem, precisamos criar regras para sua utilização profissional.

A tecnologia pode ser uma aliada, mas não deve funcionar sem governança.

E governança, nesse contexto, não precisa ser algo complicado.

Significa definir quem pode utilizar, quais ferramentas estão autorizadas, quais informações podem ser compartilhadas e quem será responsável por acompanhar o uso.

Como permitir o uso da IA com mais segurança na empresa?

Minha recomendação é começar com cinco medidas práticas.

Primeiro: descubra quais ferramentas sua equipe já utiliza.

Converse com os funcionários. Pergunte quais inteligências artificiais utilizam, para quais atividades e que tipos de informações costumam inserir.

O objetivo inicial deve ser compreender a realidade, não procurar culpados.

Segundo: defina quais informações não podem ser compartilhadas.

Dados de clientes, senhas, documentos confidenciais, informações financeiras e estratégias internas não devem ser enviados indiscriminadamente a ferramentas externas.

Quando houver necessidade legítima de tratar dados empresariais ou pessoais com IA, será preciso avaliar previamente as condições de segurança, privacidade e autorização.

Terceiro: escolha ferramentas adequadas ao ambiente profissional.

Avalie os planos empresariais disponíveis, suas políticas de tratamento de dados, controles administrativos, autenticação, retenção e condições contratuais.

Não presuma que toda versão paga oferece automaticamente as proteções necessárias.

Quarto: estabeleça uma política de uso de inteligência artificial.

Não estou falando necessariamente de um documento enorme, cheio de termos jurídicos.

Uma orientação clara, escrita em linguagem acessível, pode ser um excelente começo.

Ela deve explicar quais ferramentas estão autorizadas, quais dados podem ser utilizados, quais atividades exigem revisão humana e como comunicar possíveis incidentes.

Quinto: capacite seus funcionários.

De pouco adianta estabelecer regras se as pessoas não entendem os riscos.

É preciso mostrar situações reais, explicar o que pode acontecer com as informações compartilhadas e ensinar maneiras seguras de utilizar a tecnologia.

Um exemplo simples que pode evitar muitos problemas

Imagine uma empresa que deseja utilizar inteligência artificial para melhorar suas propostas comerciais.

Em vez de permitir que cada funcionário copie contratos e dados de clientes em ferramentas pessoais, ela pode criar um procedimento padronizado.

A equipe utiliza uma ferramenta previamente avaliada, trabalha com modelos de propostas aprovados e insere apenas as informações necessárias.

Quando possível, utiliza exemplos fictícios ou dados anonimizados de maneira adequada.

Antes de encaminhar qualquer documento ao cliente, um profissional responsável confere valores, condições e informações.

Perceba que não precisamos eliminar a inteligência artificial desse processo.

Precisamos organizar sua utilização.

O resultado esperado é aproveitar a produtividade sem abrir mão da responsabilidade.

A moral da história

Durante muitos anos, os empresários se preocuparam em proteger seus computadores, instalar antivírus, controlar senhas e impedir acessos não autorizados.

Esses cuidados continuam importantes.

Mas a inteligência artificial trouxe uma nova preocupação.

Agora, uma informação confidencial pode sair da empresa não porque alguém invadiu um sistema, mas porque um funcionário bem-intencionado copiou um documento e o enviou para uma ferramenta externa.

O maior risco nem sempre está na tecnologia. Muitas vezes, está na ausência de orientação sobre como utilizá-la.

Por isso, acredito que o empresário não deve escolher entre produtividade e segurança.

Ele precisa aprender a trabalhar com as duas.

Porque a pergunta não é apenas se seus funcionários estão utilizando inteligência artificial.

A pergunta é: sua empresa sabe como eles estão utilizando?

Sua empresa está preparada para utilizar IA com segurança?

Por meio do IACELERE, desenvolvo palestras, workshops e soluções práticas para ajudar empresários e equipes a utilizar inteligência artificial com responsabilidade, segurança e foco em resultados reais.

Meu trabalho envolve identificar oportunidades de aplicação, orientar equipes, estruturar boas práticas e apoiar a adoção da tecnologia nos processos empresariais.

Conheça minhas soluções e descubra como preparar sua empresa para utilizar inteligência artificial de maneira mais segura, organizada e produtiva.

Franklin Saraiva
Empresário, palestrante e especialista em Inteligência Artificial, Automação e Transformação Digital. CEO da Dualtech Soluções em Tecnologia e criador do IACELERE.